Cách lên kế hoạch cho buổi tiệc trước ngày cưới (Rehearsal Dinner) một cách dễ dàng

Buổi tiệc trước ngày cưới – hay còn gọi là Rehearsal Dinner là dịp để cô dâu chú rể và gia đình thư giãn, gắn kết, và gửi lời cảm ơn đến những người đã đóng vai trò quan trọng trong ngày trọng đại. Tuy nhiên, việc lên kế hoạch cho buổi tiệc này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Vì vậy, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể để chuẩn bị mọi thứ thật chỉn chu!

1. Tiệc tiền cưới là gì?

Buổi tiệc trước ngày cưới thường được tổ chức vào buổi tối trước ngày cưới, sau khi đã tổng duyệt lễ cưới (rehearsal). Đây là một bữa ăn nhỏ ấm cúng, mang tính thân mật.

Khách mời thường gồm có cô dâu chú rể, bố mẹ hai bên, dàn phù dâu/phù rể, những người có mặt trong buổi tổng duyệt, và một số người thân thiết khác. Thông thường, cô dâu chú rể hoặc bố mẹ sẽ có vài lời phát biểu cảm ơn. Một số khách mời thân thiết cũng có thể phát biểu nếu muốn.

Lưu ý: Nhiều đơn vị wedding planner không bao gồm Rehearsal Dinner trong gói dịch vụ chính, nhưng có thể hỗ trợ thêm nếu cần (có tính phí riêng) hoặc đơn giản là tư vấn cách tự tổ chức.

2. Lập checklist công việc

Dù buổi tiệc mang tính thoải mái hơn lễ cưới chính, bạn vẫn nên lập checklist công việc cụ thể như chọn địa điểm, lên danh sách khách mời, đặt món ăn, trang trí... Tốt nhất, bạn nên tạo một file dùng chung để cả cô dâu chú rể và người đồng tổ chức (nếu có) cùng theo dõi tiến độ.

3. Chọn người đứng ra tổ chức

Theo truyền thống phương Tây, gia đình không chi trả cho lễ cưới sẽ đứng ra lo liệu tiệc này. Tuy nhiên, nếu hai bên gia đình cùng chia chi phí cưới, họ cũng có thể chia chi phí cho buổi tiệc. Nhiều cặp đôi hiện nay chọn tự tổ chức để chủ động về kế hoạch.

Người tổ chức (host) sẽ đảm nhiệm việc chào đón khách và phát biểu ngắn gọn. Nếu bạn muốn có người điều phối, có thể nhờ bên địa điểm, wedding planner hoặc tự đứng ra đảm nhận vai trò này. Không có công thức cố định hãy chọn phương án phù hợp nhất với hoàn cảnh của bạn.

4. Chọn phong cách hoặc chủ đề

Nếu đám cưới của bạn đã có chủ đề, bạn có thể dùng nó làm cảm hứng cho buổi tiệc. Hoặc chọn tông màu, biểu tượng, hoặc phong cách mà cả hai yêu thích. Ví dụ: nếu bài hát kỷ niệm của hai bạn là Come Fly With Me, có thể trang trí bằng vali, máy bay mini,...

Các chủ đề tiệc phổ biến: BBQ ngoài trời, tiệc fondue, tối board game, tiệc mini golf, hoặc casino nhẹ nhàng. Đây là dịp để thư giãn nên bạn hoàn toàn có thể thoải mái sáng tạo!

5. Chọn ngày tổ chức

Phổ biến nhất là tổ chức vào tối trước ngày cưới (VD: cưới thứ Bảy thì tiệc là tối thứ Sáu). Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể linh động. Hãy cân nhắc đến yếu tố thời tiết, lịch trình di chuyển của khách mời, hoặc thời gian nghỉ ngơi cho cô dâu chú rể.

Nếu cảm thấy mọi thứ quá gấp gáp, bạn có thể rút gọn chỉ còn trà nước nhẹ sau buổi tổng duyệt, hoặc thậm chí bỏ qua nếu không cần thiết.

6. Đặt địa điểm và dịch vụ liên quan

Nhà hàng là lựa chọn phổ biến nhất, nhưng bạn có thể tổ chức ở bất kỳ đâu phù hợp như villa, sân vườn hay resort.

Khi chọn địa điểm, hãy xem xét các yếu tố như: số lượng khách, phong cách, chi phí, có bao gồm ăn uống, âm thanh, ánh sáng hay không. Nếu địa điểm không bao gồm dịch vụ, bạn có thể thuê riêng để phù hợp với sở thích. Sau đó, xác nhận ngày tổ chức, nhận báo giá chi tiết và đặt cọc.

7. Lên danh sách khách mời

Danh sách khách nên bao gồm:

- Cô dâu chú rể

- Bố mẹ hai bên

- Dàn phù dâu/phù rể

- Người dẫn chương trình, chủ hôn, hoặc linh mục (nếu có)

- Trẻ em tham gia lễ cưới và bố mẹ của các bé

Tổng số khách nên giới hạn tối đa khoảng 40-50 người, hoặc không vượt quá 30–40% số khách của lễ cưới chính.

8. Chọn thực đơn

Làm việc với nhà hàng hoặc đơn vị catering để chọn menu vừa với ngân sách. Một bữa ăn gồm món khai vị, món chính, tráng miệng và nước uống là đủ. Có thể nâng tầm buổi tiệc với cocktail đặc biệt, hoặc đơn giản là tiệc nướng BBQ ngoài trời. 

9. Gửi thiệp mời

Thiệp mời tiệc tiền cưới nên được gửi sau thiệp cưới chính. Nếu gộp chung, hãy ghi rõ ràng phần thông tin tiệc. Lý tưởng nhất là gửi trước ít nhất 45 ngày, và xác nhận lại trước 2–3 tuần.

Có thể sử dụng thiệp điện tử  cho buổi tiệc mang tính thân mật. Nếu muốn phong cách sang trọng hơn, hãy dùng thiệp giấy riêng, nhưng đơn giản hơn thiệp cưới chính.

10. Lên lịch chi tiết cho buổi tối

Tiệc thường kéo dài 2–3 tiếng, trong đó:

- 30 phút đầu: đón khách, mời nước, giao lưu

- 60–90 phút: dùng bữa

- 10–20 phút: phát biểu, tặng quà, trò chơi

Nếu có các hoạt động khác như xem bóng đá, chơi board game, nướng BBQ..., hãy bố trí thời gian hợp lý.

11. Chuẩn bị trang trí

Hỏi địa điểm xem họ có hỗ trợ sẵn phần trang trí cơ bản không. Nếu tổ chức tại nhà hoặc ngoài trời, bạn có thể tự chuẩn bị bảng tên, bóng bay, hoặc hoa đơn giản. Không nên sử dụng hoa cưới chính để tránh làm ảnh hưởng đến decor lễ cưới hôm sau. Nếu cần, có thể nhờ florist của bạn chuẩn bị một vài bình hoa nhỏ.

12. Xác nhận lại tất cả chi tiết

Khoảng 2 tuần trước buổi tiệc, hãy xác nhận lại với:

- Nhà hàng / địa điểm

- Đơn vị cung cấp món ăn / nước uống

- Số lượng khách cuối cùng

- Những lưu ý về thực đơn, lịch trình, layout, vai trò từng người...

Nếu bạn không phải người tổ chức chính, đừng quên cập nhật cho host biết mọi thay đổi.

13. Đừng ngại nhờ sự hỗ trợ chuyên nghiệp

Nếu cảm thấy quá tải, bạn có thể nhờ wedding planner hỗ trợ tổ chức tiệc rehearsal như một dịch vụ bổ sung. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và đảm bảo mọi thứ diễn ra trôi chảy.

Nếu bạn đang tìm kiếm người đồng hành đáng tin cậy trong quá trình chuẩn bị, December Wedding Planner luôn sẵn sàng hỗ trợ. Với nhiều năm kinh nghiệm và sự am hiểu sâu sắc trong việc tổ chức tiệc cưới, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một hành trình cưới đáng nhớ, chỉn chu, tinh tế và mang đậm dấu ấn cá nhân.

Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi: 

(+84) 936 436 602 - Ms Tiên

(+84) 983 03 61 03 - Ms Hạnh

Visit our fanpage https://www.facebook.com/December.WeddingStore