Checklist những tình huống phát sinh hay gặp trong ngày cưới và cách xử lý hiệu quả

Chúng ta ai cũng mong ngày cưới diễn ra hoàn hảo, nên chuẩn bị đủ thứ từ lớn tới nhỏ. Nhưng đôi khi vẫn có một vài “sự cố” nho nhỏ xảy ra mà thật ra nếu lên kế hoạch kỹ hơn thì hoàn toàn có thể tránh được để ngày trọng đại diễn ra trọn vẹn hơn. Hôm nay tụi mình muốn chia sẻ một vài kinh nghiệm “xương máu” sau nhiều năm làm nghề về những điều có thể xảy ra không như ý và cách để bạn tránh được chúng!

1. Bài phát biểu quá dài

Đây có thể được xem là một trong những “sự cố” dễ thương trong ngày cưới, với cô dâu chú rể thì có thể không sao, nhưng với các nhà cung cấp dịch vụ thì lại là một chuyện khác!

Chúng mình luôn có quy tắc không bao giờ xếp bài phát biểu vào khoảng giữa món khai vị và món chính, vì món chính thường cần được phục vụ đúng giờ. Nếu bài phát biểu kéo dài, thì công sức của đầu bếp coi như “đổ sông đổ biển” và chắc chắn bạn không muốn điều đó xảy ra. 

Gợi ý là nên nhờ người thân luyện tập trước và giữ bài phát biểu trong khoảng 5 phút. Nhưng tất nhiên, không phải ai cũng kiềm chế được cảm xúc, nên tốt nhất là bạn dự trù thời gian gấp đôi cho phần này, phòng trường hợp vượt thời lượng mà không ảnh hưởng đến timeline tổng thể.

Một ý tưởng hay là: nếu có tiệc chào đón hoặc tiệc rehearsal vào hôm trước, bạn có thể mời một vài người thân (đặc biệt là những ai ngại nói trước đám đông) phát biểu vào buổi đó, như vậy tình cảm vẫn trọn vẹn mà ngày cưới chính không bị quá tải. Hãy để những bài phát biểu được nhớ đến vì xúc động, ý nghĩa chứ không phải vì… dài lê thê nhé!

2. Phương tiện đưa đón khách – đừng xem nhẹ!

Đặc biệt nếu bạn tổ chức đám cưới ở một địa điểm ngoại thành hay theo kiểu destination wedding kéo dài nhiều ngày, việc đưa đón khách là cực kỳ quan trọng. Chẳng ai muốn nghe chuyện khách không đến kịp buổi lễ hay tệ hơn là không có xe về khách sạn. Nên tổ chức xe đưa đón từ Khách sạn hoặc điểm trung tâm đến địa điểm cưới, cho cả tiệc chào đón và ngày cưới chính.

Cho chặng về, nên có 3 khung giờ rải đều (ví dụ: 9h đêm / 10h đêm / 12h đêm) để phù hợp với người mệt sớm và cả những “dancer” cuối cùng trên sàn nhảy!

Tuy nhiên hãy tổ chức và thông báo rõ ràng đến khách mời theo nhiều cách như sau: 

- Khảo sát số lượng khách cần xe, họ ở đâu, đi sự kiện nào để đặt đúng loại xe, đúng số lượng

- Nhắc đi nhắc lại thời gian và điểm đón trong thiệp mời, welcome note...

- Làm việc rõ với công ty xe: số lượng người, thời gian chờ, thời gian muốn khách đến nơi

-Tạo bảng chỉ dẫn rõ ràng tại tiệc cưới, đặc biệt là giờ xe quay về khách sạn

- Cử người (ngoài cô dâu chú rể) hỗ trợ nhắc khách lên xe vì khi đã có rượu vào, gọi khách về không dễ chút nào!

3. Phương án dự phòng khi trời không đẹp

Chuyện thời tiết là điều mà hầu như ai cũng nghĩ đến khi tổ chức cưới ngoài trời. Vấn đề không nằm ở chỗ “không có phương án B”, mà là: phương án B thường được chuẩn bị sơ sài vì tất cả tâm huyết đều dồn hết vào “giấc mơ ngoài trời”.

Khi trời không ủng hộ, nhiều cặp đôi cảm thấy thất vọng và không muốn thay đổi vì phương án B trông không “ra gì”. Vì vậy, lời khuyên là: hãy đầu tư cho Plan B cũng lung linh gần như Plan A. Như vậy nếu phải chuyển hướng, bạn vẫn hào hứng, ekip cũng dễ dàng điều chỉnh, và buổi lễ vẫn “chất như nước cất”. Đừng để mưa làm trôi mất sự vui vẻ và bất ngờ trong ngày trọng đại nhé!

4. Khách uống quá nhiều – hoặc quá ít (nước)

Nghe thì nhỏ nhặt, nhưng chuyện thiếu nước – dư rượu là một điều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến không khí buổi lễ. Rất nhiều lần tụi mình thấy các phù rể, cô dâu, chú rể uống champagne, beer lúc makeup hay thay đồ mà chưa ăn gì và không uống nước, kết quả là… xỉn từ sáng hoặc đau đầu từ lúc chưa chụp ảnh xong.

Giải pháp:

- Làm việc trước với nơi tổ chức tiệc để bố trí đủ nước uống

- Nếu trời nắng nóng, nên phát nước từ trước buổi lễ

- Trong tiệc cocktail, hãy đảm bảo có đủ đồ ăn nhẹ để “cân bằng” lượng cồn

Nghe thì có vẻ nhỏ nhặt nhưng những chi tiết này thường rất dễ bị bỏ sót trong quá trình lên kế hoạch, đến khi cưới rồi thì… mới nhận ra nó thật sự quan trọng. Với vị trí là một planner thì tụi mình luôn trong tâm thế sẵn sàng cho những tình huống trên (và cả hàng trăm điều nhỏ nhặt khác) để ngày vui của bạn được trọn vẹn nhất có thể!

Nếu bạn đang tìm kiếm người đồng hành đáng tin cậy trong quá trình chuẩn bị, December Wedding Planner luôn sẵn sàng hỗ trợ. Với nhiều năm kinh nghiệm và sự am hiểu sâu sắc trong việc tổ chức tiệc cưới, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một hành trình cưới đáng nhớ – chỉn chu, tinh tế và mang đậm dấu ấn cá nhân.

Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi: 

(+84) 936 436 602 - Ms Tiên

(+84) 983 03 61 03 - Ms Hạnh

Visit our fanpage https://www.facebook.com/December.WeddingStore